Mijn Leveranciers helpt uw organisatie om leveranciers gestructureerd en periodiek te beoordelen. U bepaalt zelf hoe u leveranciers groepeert, hoe vaak u ze beoordeelt, welke vragenlijsten u gebruikt en hoe u prestaties scoort.
Kort samengevat
U beoordeelt leveranciers in vaste, terugkerende cycli. U richt het systeem een keer in — uw beoordelingskader, uw leveranciersgroepen, uw vragenlijsten. Daarna plant het systeem de beoordelingen zelf in op basis van de cadans die u per groep kiest. Per beoordeling doorloopt u een vaste route: eerst intern voorbereiden, dan (optioneel) de leverancier bevragen, dan scoren, en tot slot terugkoppelen.
De vaste route van elke beoordeling
Gepland. Het systeem plant de review automatisch in op basis van de cadans van de leveranciersgroep.
Voorbereiding. U verzamelt intern wat u nodig heeft om te kunnen oordelen: eigen notities, input van groepsleden, ZAGIS-meldingen en gekoppelde e-mails. Zie De voorbereiding.
Versturen aan de leverancier. U kiest de contactpersonen en verstuurt de vragenlijst. Zie De leverancier bevragen.
De leverancier vult in. Via een unieke link doorloopt de leverancier het portaal, beantwoordt de vragen en uploadt de gevraagde bestanden. Zie Het leveranciersportaal.
Beoordeling. U ziet alles bij elkaar en scoort elk criterium uit uw beoordelingskader; het systeem berekent de gewogen eindscore. Zie Beoordelen en terugkoppelen.
Terugkoppelen en afronden. U stelt de terugkoppeling samen en verstuurt die. De score landt in de historie van de leverancier en de volgende cyclus wordt automatisch ingepland.
Naar de leverancier gaat nooit automatisch iets uit. Elke e-mail richting een leverancier — de vragenlijst versturen, de terugkoppeling versturen — is een actie van de gebruiker. Interne meldingen (herinneringen, delegaties, verzoeken om groepsinput) verlopen wel automatisch.
Samenwerken met uw inkoopgroep
U kunt zelfstandig beoordelen, of samen met andere ziekenhuizen als inkoopgroep onder een coördinator die reviews verdeelt en delegeert. Beide werkvormen gebruiken exact dezelfde reviewcyclus. Zie Groepscoördinatie.
Goed om te weten
Zodra een review afrondt, plant het systeem de volgende in volgens de cadans van de groep. Zo blijft het beoordelen doorlopen zonder dat iemand het hoeft bij te houden.
De reviewhistorie hangt aan de leverancier, niet aan de groep. Wisselt een leverancier van groep, dan blijft zijn volledige geschiedenis één doorlopend geheel.
Heeft een groep geen vragen en geen bestandsvereisten, dan slaat de review de leveranciersfasen over: u beoordeelt dan puur intern.