Is de voorbereiding klaar, dan verstuurt u de vragenlijst aan de leverancier. Dit is het eerste van de twee momenten in de reviewcyclus waarop u iets verstuurt: zonder uw klik ontvangt de leverancier niets.
Kort samengevat
Via Verstuur aan leverancier kiest u de contactpersonen, voegt u eventueel een persoonlijk bericht toe en bepaalt u of het portaal na de deadline sluit. De leverancier ontvangt een e-mail met een unieke link naar het portaal — zonder account. Na verzenden door de leverancier staat de review op Retour ontvangen.
Versturen
Open de review en klik op Verstuur aan leverancier.
Kies de ontvangers: alleen contactpersonen mét e-mailadres staan in de lijst, en u selecteert er minimaal één. Zijn er geen contactpersonen met e-mailadres, voeg die dan eerst toe op de leverancierspagina — zie Leveranciers en contactpersonen.
Voeg eventueel een persoonlijk bericht toe; dat verschijnt geaccentueerd in de standaard-e-mail.
Kies of het portaal automatisch sluit na de deadline. Standaard staat dit uit: de deadline is dan niet bindend en de leverancier kan ook later nog inzenden (het systeem toont dan "Verlopen").
Klik op Verstuur. De review gaat naar de fase Actief en alle geselecteerde contactpersonen ontvangen dezelfde link.
Wat de leverancier ontvangt
Een e-mail namens uw organisatie met de knop "Vragenlijst openen", de deadline en een unieke link. Via die link doorloopt de leverancier het portaal stap voor stap, zonder account: vragen per categorie, gevraagde uploads en door u aangeboden documenten. Tussentijds opslaan kan; dezelfde link blijft werken. Zie Het leveranciersportaal.
Terwijl de review in de fase actief is
Opnieuw versturen stuurt een herinnering met dezelfde link — naar dezelfde of andere contactpersonen, dit selecteert u zelf. De status van de fase verandert niet.
Sluit portaal sluit het portaal handmatig: de leverancier kan zijn antwoorden nog inzien, maar niets meer wijzigen. De review gaat naar de fase In behandeling en u kunt gaan beoordelen.
Verstuurt de leverancier zijn input, dan gaat de review naar Retour ontvangen en krijgt de toegewezen reviewer een melding. De inzending is vanuit de leverancier definitief.
Heropenen portaal
Moet de leverancier iets aanvullen of corrigeren, klik dan op Heropen portaal. Alle bestaande antwoorden en uploads blijven behouden; dezelfde link werkt weer en de leverancier past aan en verzendt opnieuw.