U kunt e-mailcorrespondentie per leverancier verzamelen op één plek, zodat u die bij de hand heeft tijdens de voorbereiding van een review. U stuurt relevante e-mails door naar een speciaal adres; ze belanden automatisch in de map van de juiste leverancier.
Kort samengevat
Elke leverancier heeft binnen uw organisatie een eigen inkomend e-mailadres. Stuur (of cc) een e-mail naar dat adres en het bericht komt met bijlagen in de verzamelmap van die leverancier terecht — doorzoekbaar, en tijdens de voorbereiding te koppelen aan een review.
Het e-mailadres
Het adres volgt een vast patroon:
JavaScript{organisatie-mailbox}+{leverancier-slug}@incoming.mijn-leveranciers.nlHet deel voor de plus is de mailbox van uw organisatie; het deel erna wijst de leverancier aan en is vast per leverancier. U hoeft het niet te onthouden: het volledige adres staat met een kopieerknop op de leverancierspagina (tabblad Overzicht en tabblad Berichten) en bij de review.
Van e-mail naar review
Doorsturen. U stuurt een e-mail naar het gekoppelde e-mailadres van de leverancier.
In de verzamelmap. Het bericht belandt met bijlagen in de map Berichten van die leverancier — per organisatie, dus alleen zichtbaar voor uw collega's.
Vindbaar. De map is doorzoekbaar op onderwerp, inhoud en zelfs de inhoud van bijlagen.
Koppelen. Tijdens de voorbereiding koppelt u de berichten die voor de desbetreffende beoordeling relevant zijn aan de review.
Berichten
Berichten worden bewaard per organisatie, per leverancier: een verzamelmap, niet vastgezet aan een review. U komt de berichten tegen wanneer u de leverancier bekijkt of een review voorbereidt.
Berichten per review
De berichten staan los van de reviews totdat u ze bewust koppelt. Bij een review ziet u de nog niet gekoppelde berichten van de leverancier; met zoeken vindt u snel het juiste bericht en met Koppel haalt u het erbij.
Bijlagen van gekoppelde berichten verschijnen bij de review onder "Aangeleverde bestanden", herkenbaar aan het label Via e-mail.
Goed om te weten
Berichten aan een review koppelen vereist de rol Reviewer of hoger; een Lezer ziet de gekoppelde berichten wel, maar kan niets koppelen.
Koppelen kan van de voorbereiding tot en met de beoordeling — niet meer als de review is afgerond.