Elke beoordeling volgt dezelfde vaste route. Het systeem plant hem in; u doorloopt de fasen. Dit artikel toont de volledige levensloop, wat u in elke fase doet, en waar het systeem u werk uit handen neemt.
Kort samengevat
Een review begint als Gepland en eindigt als Afgerond, waarna de volgende cyclus automatisch wordt ingepland. Daartussen doorloopt u: Voorbereiding → Actief → Retour ontvangen of In behandeling → Beoordeling. Er zitten precies twee momenten in waarop er iets naar de leverancier gaat, en beide zet u handmatig in gang.
De fasen van een review
Fase | Wat er gebeurt |
|---|---|
Gepland | Automatisch ingepland op basis van de cadans van de groep |
U verzamelt intern input | |
Actief | Vragenlijst verstuurd; de leverancier vult in |
In behandeling | U heeft het portaal gesloten voor de leveranciers |
U scoort met het beoordelingskader | |
Afgerond | Score vastgelegd; volgende cyclus gepland |
Communicatie versturen naar de leverancier
In deze route zitten precies twee momenten waarop er iets naar buiten gaat, en beide zet u handmatig in gang: het versturen van de vragenlijst (Verstuur aan leverancier) en het versturen van de terugkoppeling (Feedback versturen). Zonder uw klik gebeurt er richting de leverancier niets.
Wat u wanneer doet
Gepland — het systeem zet de review klaar. Op basis van de cadans van de groep verschijnt de review vanzelf op uw dashboard onder "Binnenkort". Met Start voorbereiding opent u de interne fase. Zolang de review gepland is, kunt u met Planning aanpassen de datum verschuiven — de deadlines schuiven mee. Een geplande review kunt u ook verwijderen; de leverancier blijft dan in de groep en wordt opnieuw ingepland.
Voorbereiding — intern verzamelen. U brengt bij elkaar wat u nodig heeft om straks te kunnen oordelen, voordat de leverancier iets merkt: groepsinput, eigen notities, ZAGIS-meldingen en gekoppelde e-mails. Zie De voorbereiding.
Versturen aan de leverancier. U kiest de contactpersonen, voegt eventueel een persoonlijk bericht toe en bepaalt of het portaal na de deadline dichtgaat. Pas als u op Verstuur klikt, ontvangt de leverancier de e-mail met een unieke link. Zie De leverancier bevragen.
De leverancier vult in. Via de link (zonder account) doorloopt de leverancier het portaal stap voor stap, beantwoordt de vragen, uploadt gevraagde bestanden en downloadt aangeboden documenten. Hij kan tussentijds opslaan en later terugkeren. Na verzenden staat de review op Retour ontvangen en is de inzending vanuit de leverancier definitief.
Beoordeling. U ziet alles bij elkaar: de antwoorden van de leverancier, de groepsinput, de ZAGIS-context en uw notities. U scoort elk criterium; het systeem berekent de gewogen eindscore. Zie Beoordelen en terugkoppelen.
Feedback versturen. U stelt de terugkoppeling samen en verstuurt die. Feedback is optioneel — u kunt deze stap ook overslaan.
Afronding. De score wordt vastgelegd in de historie van de leverancier en de volgende cyclus wordt automatisch ingepland.
Interne beoordeling
Heeft de review geen vragen en geen verplichte bestanden, dan heeft de leverancier niets te doen. Op de reviewpagina staat dan Direct naar beoordeling in plaats van Verstuur aan leverancier: de fasen Actief en Retour ontvangen worden overgeslagen.
Goed om te weten
Een lopende review per leverancier, per leveranciersgroep. Omdat een leverancier in meerdere groepen kan zitten, kan hij gelijktijdige reviews hebben in verschillende leveranciersgroepen.
Reviews genereren. Naast de automatische planning kunt u op de pagina Review cycli met Reviews genereren direct nieuwe cycli laten inplannen voor leveranciers die er nog geen hebben.
Het dashboard. Uw dashboard toont "Nu actief" (lopende reviews met hun fase-deadline) en "Binnenkort" (geplande reviews in de komende 30 dagen), plus het aantal actieve reviews, het voltooiingspercentage en de gemiddelde eindscore.